إعلان وظيفة ضابط شكاوى
تعلن الوصول الإنساني- المركز الرئيس (عدن) عن الوظيفة الشاغرة التالية:
الوظيفة: ضابط شكاوى في مشروع الغذاء الممول من برنامج الغذاء العالمي (محافظات لحج وتعز)
العدد المطلوب: واحد
المكان: محافظة عدن
مدة العقد: 12 أشهر
آخر موعد للتقديم: الساعة PM 12:00 يوم الجمعة الموافق 18 مارس 2022م
اختصاص الوظيفة:
متابعة وتنفيذ الإجراءات الخاصة بالشكاوى والاقتراحات التي تقدم من قبل المستفيدين وتحويلها إلى الادارة المعنية لإعداد الردود عليها، وإدخال كافة البيانات والمعلومات المتعلقة بالشكاوى والاقتراحات في الحاسوب بالدقة والسرعة والكفاءة المطلوبة، وحفظها وفهرستها وأرشفتها، واستخراج التقارير والمعلومات وتوفيرها عند الطلب وتعزيز أداء المشاريع في تحسين الخدمات المقدمة ونيل رضا المستفيدين وتعزيز الثقة لدى أصحاب المصلحة.
متطلبات الوظيفة:
المؤهل : الشهادة الجامعية الأولى في العلوم الاجتماعية أو الإدارية كحد أدنى او اي تخصص ذو علاقة. أو ما يعادله في تخصص مشابه
الخبرة المطلوبة:
- خبرة لا تقل عن عام في مجال الشكاوي او المتابعة والتقييم في المنظمات الإنسانية.-اظهار المعرفة التامة بالمسائلة وخاصة آليات التغذية الراجعة.
التدريب :
دورات تدريبية في كتابة التقارير والمراسلات والارشفة- دورة في مهارات الاتصال والتفاوض وفن الإقناع والتعامل مع الجمهور.- دورات في برامج الحاسوب الأساسية
المهارات والقدرات المطلوبة:
- اجادة اللغة الإنجليزية كتابة ونطقا
- إجادة استخدام برامج الحاسوب الأساسية الميكروسوفت اوفيس
- مهارات عالية في كتابة التقارير الوصفية والاحصائية.
- مهارات استخدام برامج جمع البيانات مثل Excel, Kobotoolbox,Spss
- المعرفة التامة ببرامج وأنظمة الفهرسة وتنظيم وتصنيف الوثائق المعمول بها.
- مهارات عالية في الاتصال والتفاوض بطريقة احترافية مع المستفيدين والمجتمع والشركاء
- قدرة على حل المشكلات و النزاعات.
- القدرة على العمل في بيئة مليئة بالتحديات وتحمل ضغوط العمل
- مهارات إدارة الفريق ومتابعة الأنشطة .
- معرفة جيدة بمعايير العمل الإنساني Sphere
الصلاحيات والمسؤوليات
- يتولى الاشرف على نشاطات وموظفي الشكاوى في المشروع.
- يمارس مهامه وصلاحياته حسب القوانين والأنظمة في المنظمة والتعليمات وتوجيهات رئيس الوحدة بما في ذلك: -
- وضع اهداف للوظيفة بالتنسيق مع المسؤول المباشر ووضع خطته التنفيذية الزمنية لتحقيق تلك الأهداف ويتابع تنفيذها.
- تطوير أداء مختصي الشكاوى في المشروع عن طريق تمكينهم وحفزهم وتوجيههم وخلق روح الفريق بينهم.
- تقييم إنجازاته وفريقه في اداء الوظيفية وتحديد العقبات التي تحول دون تحقيق الأهداف وكيفية التغلب عليها
- الرد على الملاحظات والشكاوى والمقترحات وتجهيز متطلباتها كاملة بالتنسيق مع المعنيين بالمشروع
المهام والواجبات :
- تلقي الشكاوى والمقترحات الواردة من جميع مشاريع المنظمة عبر جميع الوسائل المعتمدة (البرامج والخط الساخن وغيرها) وتفريغها وفرزها وتصنيفها
- ارسال نسخة من الشكاوى والمقترحات الى الجهة المعنية بالمقترح او الشكوى حسب نوعها ومتابعتها وفق المدة الزمنية المحددة لها
- الرد على الشكوى او المقترح واتخاذ الاجراءات المناسبة ومناقشتها مع الجهة المعنية واعتماد المعالجات من المدير العام ومتابعة تنفيذها وابلاغ المقدم بما تم
- ترجمة ردود الشكاوى وادخالها في النظام
- إدارة ومتابعة ضباط الشكاوى الميدانين والتنسيق معهم لتطبيق آلية الشكاوى والتغذية الراجعة بشكل سلسل وفعال
- التحقق من تطبيق المعالجات المتخذة والتي تم الرد بها على مقدم الشكوى/المقترح وإرفاق الوثائق التي تثبت صحة ذلك
- يتابع الرد على الشكاوى الواردة من خلال نظام الشكاوى في المنظمة وإغلاق المقترح/ الشكوى وارشفتها مع جميع وثائقها ومرفقاتها.
- يتولى اعداد ورفع التقارير الشهرية والربعية والدورية عن المقترحات والشكاوى المقدمة والحلول التي تمت ومستوى الاستجابة لها لاستخلاص الدروس المستفادة منها لتحسين الخدمة وعمل نسخة منها لإدارة الجودة.
- العمل بشكل دائم مع الفريق ذات العلاقة بتطوير وتحسين آساليب الية الشكاوى والتغذية الراجعة
- يطبق أساليب ومعايير الجودة واجراءات السلامة والصحة المهنية في العمل.
- ضمان احترام سرية بيانات المستفيدين وسجلات وتقارير المنظمة.
- يقوم بأي مهام أخرى يكلف بها من المسؤول المباشر وتقع ضمن نطاق عمله
